Проведение кадрового аудита

Очень часто на предприятиях можно увидеть ситуацию, при которой кадровые документы находятся в ненадлежащем и крайне запущенном состоянии. Чаще всего руководство пытается привести их в порядок лишь после подтверждения слухов о близящейся проверке контрольно-надзорных служб. Естественно, все исправить за кратчайший срок не удается и, как правило, предприятию назначаются серьезные штрафы.

Но бывают случаи, когда необходимо проводить аудит кадровой документации самостоятельно, без проверок. К примеру, это обычная практика при смене руководства. Это довольно сложная операция и, как правило, проводится она группой специалистов-профессионалов. Они проверяют и оценивают качество ведения кадрового учета и обращают внимание специалистов предприятия на их ошибки и недочеты.

Для официальных серьезных компаний подобная документация играет огромную роль в организации многих аспектов: расчет заработной платы, отпусков, предоставления льгот сотрудникам и других. Именно этим обусловлено требование законодательства строго соответствовать заданным стандартам.

Сразу же возникает вопрос – кому же поручить столь ответственное дело? Здесь все зависит от тщательности проверки и размера компании. Если штат позволяет, то лучше всего образовать специальное подразделение – отдел внутреннего аудита. Таким ходом вы обезопасите себя от ошибок и  штрафов на долгое время. Если же столько мест и сотрудников нет, то можно обойтись приглашениями аудиторов по договору. Сторонние специалисты будут приезжать и тщательно проверять все аспекты этого учета.

Существует и еще один вариант, но он подходит лишь для организаций, в которых есть работники, весьма подкованные в области кадровой документации. В таких случаях можно поручить им весь процесс аудита. Чаще всего это старшие юристы или начальник отдела кадров.

Если вы решили не пользоваться услугами сторонних специалистов и своими силами провести аудит, то вам придется разрабатывать некоторые нормативные документы, которые будут регламентировать подобную работу. Вот основные правовые акты:

• Положение об отделе внутреннего аудита (описываются правила и принципы работы, задачи, обязанности и права, бизнес-процессы взаимодействия подразделений),
• Должностные инструкции (содержат наименование, подчиненность, требования и функционал профессий),
• Инструкция по проведению внутреннего аудита (описана вся технология, указаны образцы отчетности).